Comptes rendus de réunion automatiques et souverains

Prendre des notes pendant une réunion, c'est choisir entre écouter et écrire. La plupart des équipes tranchent en désignant quelqu'un — qui participe donc à moitié — ou en ne prenant pas de notes du tout, et en oubliant la moitié des décisions.

Les outils qui automatisent cette corvée existent depuis un moment. Le problème, c'est ce qu'ils font de vos conversations : un enregistrement de réunion, c'est probablement le contenu le plus sensible qui circule dans une entreprise. Négociations salariales, dossiers clients, arbitrages stratégiques. L'envoyer à un service tiers américain pour transcription mérite au minimum d'être une décision consciente.

Comment ça marche, concrètement

Tout se passe dans la visioconférence que vous utilisez déjà. Pas d'outil supplémentaire, pas de robot invité à qui il faut envoyer un lien.

1. Vous démarrez un appel dans une conversation nommée — ce nom servira à classer le compte rendu ;
2. Vous cliquez sur Démarrer l'enregistrement. Chaque participant doit donner son accord : tant que quelqu'un refuse, l'enregistrement ne démarre pas ;
3. Vous tenez votre réunion normalement ;
4. À l'arrêt, l'audio est transcrit, puis résumé. Quelques minutes plus tard, tout est rangé dans vos fichiers.

Ce que vous récupérez

Dans votre espace Fichiers, un dossier Réunions se remplit tout seul. Chaque réunion y a son sous-dossier, nommé par date et par sujet — pas un identifiant technique que personne ne sait relire.

• Le résumé : les points abordés, les décisions, les suites à donner ;
• La transcription intégrale : le verbatim complet, pour retrouver qui a dit quoi et dans quels termes.

Le résumé sert au quotidien ; la transcription sert le jour où le résumé ne suffit pas. Les deux sont des fichiers texte ordinaires : cherchables, annotables, partageables, exportables. Rien n'est prisonnier d'un format propriétaire.

Qui peut le lire

Le dossier d'une réunion n'est partagé qu'avec les participants de cette conversation, et le lien est déposé dans le fil de discussion pour que personne n'ait à le chercher. Un compte rendu n'apparaît pas dans un espace commun où toute l'entreprise pourrait tomber dessus.

L'accord de chaque participant avant l'enregistrement n'est pas une politesse : c'est une obligation quand on enregistre des personnes. Nous l'avons rendue systématique plutôt qu'optionnelle.

Le trajet de votre audio

C'est le cœur du sujet. L'enregistrement est produit sur votre instance dédiée : le flux de la réunion ne quitte pas votre serveur pour être capté. Seul l'audio part ensuite vers notre passerelle IA, hébergée en France sur notre propre infrastructure, qui l'envoie à des modèles open source servis depuis l'infrastructure européenne d'OVHcloud.

• Aucun transfert hors Union européenne, aucune exposition au Cloud Act ;
• Aucune conservation par le fournisseur d'inférence, aucun entraînement sur vos réunions ;
• Rien n'est enregistré tant que personne ne le demande explicitement — il n'y a pas d'écoute passive ;
• Les fichiers produits vivent dans votre espace, soumis à vos droits d'accès et à vos sauvegardes.

Ce que ça consomme

Comme le reste de l'assistant, la transcription se compte en actions IA, pas en tokens : une minute d'audio = une action. Une réunion d'une heure consomme donc 60 actions de votre forfait mensuel, résumé compris.

La jauge de votre tableau de bord intègre ces minutes au même titre que les résumés de documents. Et comme ailleurs, il n'y a pas de hors-forfait facturé : au quota atteint, la fonction s'interrompt proprement plutôt que de creuser une facture.

Ce que ça ne fait pas

Autant le dire : la transcription est excellente en français mais pas infaillible. Les noms propres, les acronymes internes et les passages où plusieurs personnes parlent en même temps restent les points faibles — c'est vrai de tous les systèmes du marché. Le résumé est un point de départ à relire, pas un procès-verbal signé.

Un détail qui a son importance : un micro coupé produit un compte rendu vide. La qualité du son est ce qui détermine la qualité du texte.